Hilfe

Ein eigener, geschützter Arbeitsbereich für Schulleitung, Sekretariat und Administration: Lehrpersonen, Schülerinnen und Schüler, Absenzen, Vertretungen, Ensembles, Veranstaltungen, Berichte und Kommunikation laufen hier zusammen. Notenzauber Studio bleibt der Arbeitsplatz einzelner Lehrpersonen, die Musikschule ist die Ebene darüber.

Musikschul-Admins arbeiten unter /musikschule. Das wählbare Modul «Gemeinsame Betreuung und Vertretung» erlaubt gezielte Freigaben einzelner Profile. Die Verwaltung kann diese Freigaben verwalten und die freigegebene Unterrichtsansicht prüfen; persönliche Notizen und Kontozugänge werden dadurch nicht sichtbar. Lehrpersonen sehen eigene Daten und ausdrücklich erteilte Freigaben.

Login unter /musikschule/anmelden. Der Zugang wird ausschliesslich per Einladung freigeschaltet, eine Selbstregistrierung gibt es nicht.

Owner: volle Rechte, inklusive Übertragung. Admin: verwaltet Schule, Mitglieder, Rollen, Einstellungen und Berichte, prüft und übernimmt Stundenpläne. Sekretariat: Absenzen, Vertretungen, Kommunikation, Berichte und die Prüfung von Stundenplänen, aber ohne Übernahme. Lehrperson: eigene Absenzen, zugewiesene Vertretungen, Ensembles. Gast: reiner Lesezugriff.

Für Admin- und Sekretariats-Konten wird MFA empfohlen, einrichtbar unter Verwaltung → Sicherheit.

Musikschule → Schülerinnen und Schüler zeigt alle Schülerinnen und Schüler der Musikschule mit den Ansichten Aktuell, Zukünftig, Archiv und Alle.

Über «Ein- und Austritt» erfasst die Musikschule Start und Ende einer Einschreibung, ohne die Person oder ihre Unterrichtshistorie zu löschen. Bei einem Wiedereintritt wird dieselbe Person weitergeführt; frühere Lehrpersonen-Zuordnungen bleiben historisch erhalten.

Verwaltung → Lehrpersonen → «Lehrperson einladen»: E-Mail eintippen, Rolle wählen, der Einladungslink wird direkt kopiert. Nicht eingelöste Einladungen laufen nach 30 Tagen ab.

Verwaltung → Kalender zeigt Unterricht, Ensembles, Konzerte und Musizierstunden aller Lehrpersonen der Schule in einer Ansicht, mit Filtern nach Kategorie und Instrument.

Musikschule → Konzerte bzw. Ensembles: zentral geplante Anlässe und Gruppen mit Mitgliedern, Proben und Repertoire. Aus Notenzauber Studio erstellte Musizierstunden fliessen automatisch ein.

Verwaltung → Stundenpläne zeigt alle Einreichungen der Lehrpersonen mit Status: Entwurf, eingereicht, Rückfrage, zur Überarbeitung, freigegeben oder übernommen. Jede Einreichung enthält die eingefrorenen Fassungen, die Lektionsliste und den Vergleich mit dem laufenden Unterricht.

Beim Prüfen wählst du eine von drei Antworten: «Rückfrage senden» für eine Klärung, «Zur Überarbeitung» für eine neue Fassung, oder «Freigeben». Die Freigabe bezieht sich immer auf die genau geprüfte Fassung. Schulleitung, Administration und Sekretariat dürfen prüfen; die eigene Einreichung darf niemand selbst freigeben.

Erst mit der Übernahme wird eine freigegebene Fassung zum laufenden Stundenplan. Vorher siehst du eine Vorschau mit allem, was noch klärungsbedürftig ist. Die Übernahme ist Schulleitung und Administration vorbehalten; das Sekretariat sieht die Vorschau, kann aber nicht übernehmen. Zweimal Übernehmen ändert nichts doppelt.

Nach der Übernahme erstellst du mit «Kalendertermine erstellen» die Einzeltermine für das ganze Schuljahr. Ferien der Schule und der Lehrperson werden übersprungen, 14-täglicher Unterricht folgt Woche A oder Woche B, und fremde Termine werden nie überschrieben, sondern als Hinweis gemeldet. Ein erneuter Durchlauf gleicht nur ab und erzeugt keine Doppel.

Nach dem Erstellen erhältst du eine Zusammenfassung, warum einzelne Termine nicht entstanden sind: wegen Ferien, wegen einer Überschneidung mit einem bestehenden Termin, wegen fehlender Angabe zu Woche A oder Woche B oder wegen unvollständiger Angaben. Diese Punkte klärt die Lehrperson und reicht bei Bedarf neu ein.

Musikschule → Standortgespräche gibt einen Überblick über alle geplanten und durchgeführten Gespräche, pro Lehrperson und pro Schülerin oder Schüler.

Unter Standortgespräche → Auswertung lassen sich Muster über mehrere Gespräche und Klassen hinweg erkennen, z. B. für die Qualitätsentwicklung der Schule.

Die Trennung zwischen Musikschul-Verwaltung und den Studio-Daten einzelner Lehrpersonen ist bewusst strikt umgesetzt, Admins sehen nur, was für die Schulverwaltung nötig ist.

Verwaltung → Sicherheit protokolliert sicherheitsrelevante Aktionen wie Rollenwechsel, Einladungen und Exporte.

Unter «Inhalte im Übeplan und Schülerlink» legst du fest, welche Bereiche grundsätzlich angezeigt werden. Lehrpersonen können ihre Voreinstellung und die Einstellung für einzelne Kinder weiter reduzieren, aber ausgeschaltete Schulvorgaben nicht wieder einschalten. Das Wochenziel bleibt sichtbar. Die Einstellung löscht keine Inhalte und ersetzt keine Berechtigungsprüfung.

Öffne «Einstellungen → Verwendete Prozesse» und aktiviere den Team-Austausch für deine Musikschule. Mitarbeitende finden ihn in Studio und in der Musikschulverwaltung. Direktnachrichten und private Gruppen lesen nur deren berechtigte Mitglieder; Themenkanäle sind schulweit sichtbar.

Auch eine Verwaltungsrolle gibt nicht automatisch Zugang zu privaten Gesprächen. Gäste sind ausgeschlossen. Chat-Dateien sind auf 25 MB begrenzt; die 200-MB-Grenze der Materialien gilt hier nicht.

Verwaltung → Einstellungen: Name, Logo, Farben und Adresse der Schule. Logo und Farben erscheinen auf Musizierstunden-PDFs, in E-Mail-Vorlagen und im Schul-Header.

Öffne Musikschule → Einstellungen → Wochenliga. Die Schuladministration schaltet dort das Angebot frei und sieht die Teilnahmeübersicht. Danach gibt die Lehrperson in der Schülerakte unter Lernen → Wochenliga den Bereich Musikschule frei. Die Schülerin oder der Schüler bestätigt die Teilnahme im eigenen Lernprofil. Die Zuordnung folgt dem Unterrichtsraum. Ein Wechsel der Schule oder des Vergleichsbereichs erfordert eine neue Bestätigung.

In Lernen erscheinen nur Liga-Namen und Avatare in Gruppen bis zwölf Personen. Die Alternative ist die eigene Unterrichtsgruppe. Bronze, Silber und Gold sind persönliche Wochenabschlüsse.

Unter Lernpfade und Fragen kann die Musikschule Stufen, Instrumentgruppen und Theoriefragen für ihren eigenen Kontext pflegen. Die veröffentlichten Vorgaben werden automatisch über die Musikschule und das Instrument der Schülerakte in Lernen ausgewählt.

Lehrpersonen melden Absenzen; die Verwaltung kann Vertretungen zuweisen. Ist das Modul «Gemeinsame Betreuung und Vertretung» eingeschaltet, bietet die Lehrpersonenabsenz direkt «Vertretung einrichten» an. Wähle eine andere Lehrperson, die betroffenen Schülerinnen und Schüler, die Berechtigung und einen Übergabehinweis. Mit «Alle auswählen» kannst du die gesamte zugehörige Gruppe gemeinsam zuweisen. Die Hauptlehrperson und die Schulverwaltung können die Zuweisung vornehmen. Absenz, Vertretung und Freigaben werden gemeinsam gespeichert.

Die Freigabe gilt für die ausgewählten Tage in Schweizer Zeit und endet automatisch nach dem letzten Tag. Ablauf und Entzug werden bei jedem Datenzugriff in der Datenbank geprüft. Abgesagte oder verkürzte Vertretungen können keine längere Freigabe aufrechterhalten. Der Absenzgrund bleibt privat. Bereits dokumentierte Beiträge bleiben für die Hauptlehrperson erhalten. Bestehende Vertretungen erhalten durch das Einschalten des Moduls nicht automatisch Zugriff; Freigaben müssen ausdrücklich eingerichtet werden.

Öffne Einstellungen → Allgemein → Gemeinsame Betreuung und Vertretung. Die Schulverwaltung kann das Modul dort einschalten. Es ist zunächst ausgeschaltet. Das Ausschalten entzieht sämtliche bestehenden Freigaben; beim erneuten Einschalten müssen neue Freigaben eingerichtet werden. Die Zwei-Faktor-Vorgabe der Schule gilt auch für diese Ansichten.

Öffne Verwaltung → Unterrichtsfreigaben oder Einstellungen → Unterrichtsfreigaben. Wähle «Mit Lehrperson teilen», die Schülerin oder den Schüler und eine weitere Lehrperson derselben Musikschule. Bestimme Lesen, Lesen und kommentieren oder Mitarbeiten und speichere die Freigabe. Ohne Enddatum bleibt die Freigabe bis zum Entzug bestehen. Eine Absenz ist nicht erforderlich. Die Übersicht zeigt schulweit aktive und geplante Freigaben; über den Filter auch beendete und entzogene. Mit «Entziehen» beendest du den zusätzlichen Zugriff. Die ursprüngliche Hauptlehrperson bleibt erhalten.

Das Modul «Gemeinsame Betreuung und Vertretung» muss unter Einstellungen → Allgemein eingeschaltet sein. Die Schulzuordnung folgt dem Unterrichtsraum. Private Notizen und Kontozugänge werden nicht freigegeben.

Musikschule → Kommunikation: Serien-E-Mails und Terminmitteilungen an Lehrpersonen, Eltern einer Klasse oder Ensemble-Mitglieder, mit hinterlegbaren Vorlagen.

Verwaltung → Kalender-Abos: Schul-, Ensemble- und Konzertkalender lassen sich als Abonnement in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook einbinden.

Der Musikschul-Bereich wird pro Schule individuell offeriert, abhängig von Anzahl Lehrpersonen und Schülerinnen und Schülern. Anfrage über die Preisseite → «Für Musikschulen» oder direkt an kontakt@notenzauber.ch.

Bestehende Studio-Abos werden bei einem Wechsel angerechnet. Lehrpersonen behalten ihre Daten (Schülerinnen und Schüler, Pläne, Materialien), die Musikschule erhält zusätzlich die zentrale Verwaltungsebene.

Diese Meldung erscheint, wenn dein Konto nicht als Mitglied einer Musikschule eingetragen ist. Ein Studio-Konto allein reicht nicht, die Musikschule muss dich explizit einladen.

Prüfe, ob bei den infrage kommenden Lehrpersonen Instrument und Verfügbarkeit hinterlegt sind. Ohne diese Angaben kann das System sie nicht vorschlagen.

Berichte und einige Einstellungen sind ausschliesslich Admins vorbehalten, Sekretariat und Lehrpersonen sehen die entsprechenden Kacheln gesperrt.